Entropía, Organizaciones y Bolitas de Dulce
¿De qué sirve el Orden sin el Caos que desafíe a su gobierno?
Louise Cooper, El Señor del Tiempo
Una visión holística del ambiente que nos rodea es tal vez el mejor referente para entender la causalidad de los hechos y, por consecuencia, para tomar las decisiones posiblemente más acertadas. Partiendo del concepto que una organización o empresa es un conjunto de elementos que transforman con su trabajo o con su utilidad intrínseca ciertos elementos de entrada en bienes o servicios para otros y utilidades para si misma y para sus propios elementos, podríamos fácilmente ver reflejado el concepto de sistema. Pero las interacciones con el medio en el que se encuentra la organización va más allá de las “entradas”y “salidas” naturales: existen otras organizaciones del mismo nivel que ejercen su propia interacción en las demás, ya sea a modo de competencia, apoyo o control. Todos esos sistemas terminan siendo partes de un sistema mayor o suprasistema. Esa simetría se podría expandir de manera muy amplia como para llegar a hablar de un suprasistema llamado nación o mundo o universo, como también reducirlo a simétricamente a departamento de compras, familia o átomo. Este concepto, denominado simetría fractal1, podría dar luces sobre como los sistemas interactúan entre ellos y de que manera el estudio de un sistema podría aportar para el entendimiento de otros sistemas de origen diverso. Sin embargo, la limitada capacidad de análisis de toda la información que recibimos los seres humanos a través de nuestros limitados órganos sensoriales, no nos permite, de manera natural, entender nuestro medio ambiente en su totalidad. Existe un mecanismo natural para suprimir la mayor parte de datos o estímulos no significativos recibidos por nuestros sentidos (denominados estática o ruido)2 que nos garantiza no caer en la locura de un mundo sensorial. Justamente esa misma capacidad es la que debemos entrenar para fijarnos en esos aspectos importantes que pueden afectarnos o afectar el medio en el que nos encontremos.
La Teoría General de Sistemas3 surge en realidad como una metateoría, o en otros términos, como un marco conceptual de análisis. Como tal, no brinda fórmulas directas de su propia aplicación, sino sugiere que las verdaderas teorías amplíen su espectro de estudio al menos un paso más allá (o acá) para entender con un rango ligeramente mayor de certeza el objeto de análisis. Esa mayor cobertura amplía el espectro del fenómeno y permite “ver más allá de lo evidente”4, es decir, captar aquellos factores que influyen de una manera aparentemente secundaria o despreciable al objeto de análisis y que fácilmente pueden pasar desapercibidos. En muchas ocasiones se le atribuye el éxito o fracaso de una acción simplemente al azar, sin embargo, esa aleatoriedad de los sistemas ha venido siendo estudiada y ha dado como resultado la Teoría del Caos5. Esta teoría aplica para sistemas dinámicos inestables y plantea que dichos sistemas son altamente susceptibles a las condiciones iniciales, tanto, que un mínimo cambio en alguna de sus variables de inicio puede desencadenar en un comportamiento totalmente divergente o inesperado. Descubrir todos los factores iniciales y atribuirles la importancia debida entonces se convierte en un propósito para el analista. Uno de los mecanismos de origen empírico para priorizar la importancia a los fenómenos iniciales es el principio de Pareto6, del cual se deduce que el 80% de los efectos son producidos por el 20% de las causas. La aplicación de esta sencilla regla puede dar resultados esclarecedores e incluso sorprendentes de cómo los pequeños influjos pueden afectar de manera crítica un sistema. Este mismo principio se puede aplicar a la economía, la ciencia o las relaciones personales.
Tomando como referentes los anteriores conceptos descritos, la Teoría General de Sistemas, las simetrías fractales y la Teoría del Caos, podríamos plantear una serie de recomendaciones de aplicación práctica en cualquier nivel de desenvolvimiento. La primera de ellas es tener en cuenta que el objeto o sistema de análisis no está aislado de los demás fenómenos o sistemas que lo rodean y que en últimas hace parte un sistema mayor que lo contiene. Por otro lado, es claro que muchos patrones se repiten en sus comportamientos o guardan una simetría en diferentes dimensiones fenomenológicas, en otras palabras, lo pequeño se refleja en lo grande y lo grande en lo pequeño. Finalmente, es igual de importante tener en cuenta que los estímulos que afectan un sistema son vastos y diversos, está en nuestra capacidad el poder identificar la mayor parte de estos factores y darles el grado de importancia que se merecen.
La termodinámica7 y la Teoría de la Información8 nos introduce un nuevo concepto, la entropía. La entropía termodinámica es una magnitud que mide el grado de irreversibilidad alcanzada luego de un proceso que conlleve transformación de energía. Por otro lado, la entropía en la información es el grado de incertidumbre en un conjunto de datos, lo cual, de manera intuitiva, se podría traducir en la cantidad de información de un mensaje. Algunos autores han llevado estos conceptos al plano social9 y definen la entropía social como una medida del deterioro natural dentro de un sistema social. Mucha de la energía consumida por una organización social es gastada en mantener su estructura, contrarrestando la entropía social, puede ser a través del ejercicio de instituciones legales, educación o control dictatorial. La anarquía entonces sería el máximo estado de la entropía social.
Nuestras organizaciones son sistemas complejos, dinámicos e inestables, afectados claramente por el influjo de los procesos naturales, muy en especial, por la tendencia entrópica natural de las mismas. A mayor complejidad y tamaño de las organizaciones, el control a ejercer es mayor y el desgaste energético proporcional. Una posible solución es entender su sentido complejo, dinámico e inestables y aprovechar ese conocimiento para potenciar, controlar o evitar los efectos de los estímulos que nos afectan con el fin de disminuir el desperdicio de esfuerzo y al tiempo, mitigar el efecto entrópico. Sin embargo, la entropía no es necesariamente negativa, por ser un factor natural, su influjo, en apariencia nocivo, garantiza la evolución. Se dice incluso que la inteligencia creativa es un agente de la entropía, pues va en contra de la cohesión social.
Una empresa no es muy diferente a cualquier sistema de orden natural. Las leyes naturales también le aplican, y está de nuestra parte el saber como aprovecharlas.
Las bolitas de dulce rodaron por la lisa superficie de la mesa de la sala de juntas, para finalmente detenerse contra algunos cuadernos de notas o caer contra el suelo. Todos miraron al gerente entre molestos e interesados. Un hombre de chaqueta a cuadros, bigote ceñudo y amplio abdomen se llevó a la boca el dulce barato y sonrió. El gerente contempló la amplitud de la mesa y dijo: -Caos, desorden-. También recogió una de las bolitas pero no se la llevó a la boca. -Supongan que este es el Doctor Fernández-. El director comercial, el hombre de chaqueta a cuadros, se sonrojó y alcanzó a lanzar un corto gemido al verse próximamente en la boca del gerente. -Supongamos que nuestra empresa es esta cajita de dulces. Estando cerrada con todas las bolitas dentro se mantiene en perfecta cohesión y orden, pero ¿presta alguna utilidad?. Al rodar por la mesa causó un efecto en todos nosotros y sobre el ambiente en el que rodaron los dulces. Eso se tradujo en energía, la que cada uno utilizó en captar y comprender el fenómeno, la que el doctor Fernández utilizó para masticar su bolita, la que se disipó en el ambiente en forma de calor por el rozamiento y la fricción mecánica. Toda esa energía podría haber sido encausada en un fin común. Es nuestra tarea hacer que nosotros, como bolitas de esta caja que se llama empresa, hagamos uso inteligente del caos natural en nuestra organización y lo enfoquemos a cumplir nuestra misión-. Mientras se sentaba y masticaba el dulcecito, dijo -¿Quién sigue?
1 Hargittai, István & Magdolna, Symmetry, Shelter Publications, 1994.
2 Schwartz, O. & Simoncelli, E., Natural signal statics and sensory gain control, Nature Pub. Group, 2001.
3 Gigch, John P. van, Teoría General de Sistemas, Traducción del inglés a cargo de la editorial, Editorial Trillas, 1990.
4 Una de las propiedades de la Espada del Augurio, objeto primordial de la historia de los Thundercats (serie animada de los años ochenta), era la capacidad de invocar un poder llamado “ver más allá de lo evidente”, que permitía a su propietario ver lugares o situaciones distantes a su ubicación actual.
5 Ott, Edward, Chaos in Dynamical Systems, Cambridge University Press, 2002.
6 Ishikawa , Atushi, Pareto Index Induced from the Scale of Companies, Physica A, 2006.
7 Dugdale, J. S., Entropy and its Physical Meaning, Taylor and Francis, 1996.
8 Shannon, C., A mathematical theory of communication, Bell System Technical Journal, 1948.
9 Bailey, Kenneth, D., Social Entropy Theory, State University of New York Press, 1990.